Privatlivspolitik for app’en ’FlexDanmark Vognkommunikation’ (FlexKom)

Tak fordi du har betroet os dine personlige oplysninger – vi skal nok passe godt på dem.

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi behandler dine oplysninger, når du bruger app’en ’FlexDanmark Vognkommunikation’ (herefter omtalt som FlexKom). FlexKom er udviklet som nød app og skal primært bruges, når bilens almindelige styresystem ikke virker. FlexKom bruges til at udveksle køreordrer mellem trafikselskabernes planlægningssystem og bilen. Samtidig opsamler FlexKom bilens GPS-positioner og sender disse retur til planlægningssystemet.

Denne privatlivspolitik gælder kun for din brug af FlexKom.

FlexKom er udviklet af trafikselskaberne og stilles til rådighed for vognmænd, der udfører kørsel for et trafikselskab.

Det er det enkelte trafikselskab, der er dataansvarlig. Du skal derfor kontakte det trafikselskab, du udfører kørsel for, hvis du har spørgsmål i forbindelse med brug af FlexKom, kørsel, behandling af persondata m.v. Nedenfor kan du se, hvordan du kontakter det enkelte trafikselskab.

Oversigt

1. Dataansvarlig – kontaktoplysninger
2. Hvilke oplysninger har vi om dig?
3. Formål og retsgrundlag
4. Modtagere af dine oplysninger
5. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
6. Vi beskytter dine personoplysninger
7. Dine rettigheder
8. Klager

1. Dataansvarlig – kontaktoplysninger

2. Hvilke oplysninger har vi om dig?

Når du logger ind i FlexKom, indtaster du oplysninger om det trafikselskab, som du skal udføre kørsel for, køreaftalen du skal udføre og telefonnummeret for køreaftalen.

Når du er logget ind i FlexKom, sendes der hvert minut GPS-position for bilen. Sammen med GPS-positionen modtager trafikselskaberne også oplysninger om, tidspunktet for hvor bilen befandt sig, da GPS-positionen blev sendt, samt retning og hastighed.

Bemærk! Det er vigtigt, at du husker at logge af, så snart dit vognløb er afsluttet. Dit vognløb er afsluttet, når du har modtaget en besked om, at vognløbet er slut. Når du er logget af, sendes der ikke længere GPS-positioner fra bilen til os. Får du ikke logget ud rettidigt, logger vi dig automatisk af efter 60 minutter.

Når du udfører ”privatrejser”, deaktiveres registrering og afsendelse af GPS-positionerne automatisk. Registrering og afsendelse af GPS-positionerne aktiveres igen ved endt privatrejse. Der sendes derfor ikke GPS-positioner under privatrejser.

3. Formål og retsgrundlag

Vi behandler oplysningerne til disse formål og på grundlag af følgende bestemmelser i lovgivningen:

Formål:

Vi bruger de indsamlede oplysninger til vores:

• trafikstyring i forbindelse med udførelse af rejser,
• afregnings-, korrektions- og klagehåndtering i forbindelse med udførte rejser og vognløb
• beregning af køretider til brug for vores kørselsplanlægning

Retsgrundlag:

• Almindelige personoplysninger: Databeskyttelsesforordningens Artikel 6, stk. 1, litra e, b og c

Trafikselskaberne udfører kørsel i henhold til lov om trafikselskaber (lovbkg. nr. 537 af 19. maj 2025).

4. Modtagere af dine oplysninger

Som udgangspunkt videregiver vi ikke dine persondata til andre. Hvis det alligevel er nødvendigt, vil vi sikre os, at vi har lov til det.

Det enkelte trafikselskab har kun adgang til at se positionerne på de biler, der udfører kørsel for det pågældende trafikselskab.

Vi bruger også databehandlere til at håndtere oplysningerne, fx til udvikling og drift af FlexKom. Databehandlerne handler altid efter vores instruks i henhold til skriftlig aftale og bruger ikke oplysningerne til egne formål.

5. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi sletter oplysningerne, når det ikke længere er nødvendigt for os at have dem, under hensyn til følgende formål:

• GPS-data opbevares i løbende år + 2 år. Efter 6 måneder pseudonymiseres positionsdata, og anvendes herefter kun til beregning af køretider. Efter løbende år + 2 år slettes positionsdata helt fra vores systemer.

6. Vi beskytter dine personoplysninger

Vi opbevarer dine oplysninger sikkert, og vi har begrænset adgangen til oplysningerne til de medarbejdere, som har brug for dem i deres arbejde.

Vi har iværksat tekniske foranstaltninger og vedtaget interne regler om informationssikkerhed, der beskytter dine personoplysninger mod at gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi træner løbende vores medarbejdere i sikkerhed og håndtering af personoplysninger.

7. Dine rettigheder

Lovgivningen giver dig nogle generelle rettigheder. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte det trafikselskab, som du udfører kørsel for. Vi vil undersøge, om betingelserne er opfyldt. Hvis det viser sig, at vi ikke kan imødekomme dit ønske, vil vi altid skriftligt forklare dig hvorfor. Du har:

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne, bortset fra opbevaring, med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

8. Klager

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, vil vi gerne have, at du kontakter os, så vi kan få løst problemet. Se vores kontaktoplysninger under ’1. Dataansvarlig – kontaktoplysninger’.

Hvis sagen ikke løses tilfredsstillende for dig, kan du klage til Datatilsynet, der fører tilsyn med overholdelse af persondatalovgivningen. Se hvordan du kontakter Datatilsynet på www.datatilsynet.dk. Her kan du også finde mere information om reglerne og dine rettigheder.

Privatlivspolitikken for app’en ’Flextrafik vognkommunikation’ (FlexKom) er udgivet af trafikselskaberne og senest ajourført den 15. april 2026.

Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre privatlivspolitikken.